Jeśli skrzynka odbiorcza Twojej poczty elektronicznej jest pusta, a całość uporządkowana, mimo że otrzymujesz mnóstwo maili dziennie, to nie czytaj tego tekstu. Posiadasz już nawyk segregacji wiadomości i nie zdarza Ci się przeoczyć żadnej z nich, gdyż dobrze wiesz, co to jest Inbox Zero i z powodzeniem stosujesz ten system.
Inbox Zero w walce z chaosem
Czytasz dalej, a więc zapewne czysty folder Odebranych widziałeś ostatnio przed wielu laty w pierwszych dniach po założeniu swojej e-poczty, a bałagan w korespondencji to dla Ciebie norma.
Codziennie z mozołem wyłuskujesz ważne wiadomości spomiędzy całej reszty, tracąc mnóstwo czasu. Nawet Twoja napęczniała niczym policzek chomika skrzynka gubi się w tym wszystkim, kieruje czasem ważne maile do spamu, a śmieci do głównego folderu. Być może próbujesz coś z tym zrobić, jednak kolejne sprzątanie zniechęca Cię niczym syzyfowa praca.
Poznaj zatem zbiór dobrych praktyk, jakim jest Inbox Zero i naucz się efektywnie zarządzać zawartością swojej skrzynki.
Najważniejsze zasady Inbox Zero
Naszej idei przyświeca jeden cel: porządek w mailach i utrzymanie go na stałe, by nigdy więcej nie dopuścić do bałaganu. Generalne porządki co wiosnę zostaw innym miejscom.
Ustal priorytety
Przejrzyj pocztę i zastanów się: czy wszystkie wiadomości są dla Ciebie istotne? Czy każdą przeczytasz z uwagą? Spróbuj pogrupować je w zależności od stopnia ważności. Na pewno znajdziesz zbędne subskrypcje, z których warto zrezygnować.
Nie odkładaj na później
Niektóre maile wymagają odpowiedzi. Jeśli możesz, odpisz od razu i uznaj zadanie za wykonane, a jeżeli nie – odłóż tam, gdzie będą oczekiwać sprawy do załatwienia. Każda wiadomość po otwarciu powinna zmienić miejsce w naszej skrzynce, by folder Odebranych został pusty po Twojej wizycie zgodnie z założeniem Inbox Zero.
Przeczytaj również: Jak napisać post na blogu? 8 wskazówek
Korzystaj z udogodnień
Decydując, co zrobić z każdym mailem, ustal, gdzie go ulokujesz. Z pomocą przyjdą foldery (etykiety) i znakowanie ważniejszej korespondencji np. gwiazdką.
Oznaczaj spam
To jak pielenie ogródka z tą różnicą, że Twoja elektroniczna działka do pewnego stopnia może oczyszczać się sama, gdy wskażesz niechciane wiadomości.
Archiwizuj
Przeczytane maile, do których chcesz mieć dostęp i załatwione sprawy odłóż do archiwum. Powinny być przechowywane, ale nie musisz ich cały czas widzieć. Archiwizowanie to kluczowa czynność dla Inbox Zero.
Buduj dobre nawyki
Wyznacz stałą porę dnia na sprawdzanie poczty. Wtedy przeglądaj maile, odpowiadaj na te pilniejsze, a inne odkładaj do odpowiednich folderów w zależności od tego, czy i jakie masz wobec nich zamiary. Twoja skrzynka odbiorcza opustoszeje.
Inbox Zero w praktyce
Brzmi nieźle, tylko jak się do tego zabrać? Najlepiej po kolei. Zwróć uwagę na zawartość i możliwości serwisu poczty np. popularnego Gmaila. Prócz sekcji Odebranych posiada szereg etykiet systemowych:
- Oznaczone gwiazdką
- Odłożone
- Ważne
- Wysłane
- Zaplanowane
- Wersje robocze
- Wszystkie
- Spam
- Kosz
A także kategorie:
- Społeczności
- Powiadomienia
- Fora
- Oferty
Możesz wyłączyć istniejące etykiety i kategorie, a foldery tworzyć samodzielnie wedle własnych potrzeb, stosując się do zasady Inbox Zero. Przykładowo:
- Załatwione
- Oczekujące
- W toku
Jeśli odpiszesz na maila lub zaznajomisz się z nim i dalsza interakcja obecnie nie jest potrzebna – przenieś go do Załatwionych. Nie masz czasu zająć się jakąś sprawą – odłóż ją do Oczekujących. Przeczytałeś, odpisałeś i czekasz na odpowiedź – wrzuć do W toku. Ponadto pamiętaj o archiwizacji i usuwaniu zbędnych maili.
Twórz etykiety mądrze i z umiarem. Pusta skrzynka to nie tylko opróżniana regularnie sekcja główna z nowymi mailami, ale też porządek w folderach.
Koniec z bałaganem dzięki Inbox Zero
Raz wprowadzony system zarządzania pocztą elektroniczną Inbox Zero oraz zgodne z jego ideą codzienne nawyki sprawią, że przeglądanie maili będzie szło sprawnie i nie przeoczysz niczego ważnego. Zadbasz o przejrzystość, brak śmieciowych wiadomości i zaoszczędzisz bezcenny czas.
Autor tekstu: Marzena Hryniszak
